文件在拟制、运转的过程中一般将文件的编号称为发文字号，一般由机关代字、年份、发文顺序号组成。一个机关单位的发文字号一般唯一，同一机关单位的机关代字一般从“1”号开始编写发文顺序号。“文件”阶段称为发文字号，归档后称为“文件编号”，简称即“文号”。
1
公文格式的要求
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
其中，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
发文办理的主要程序是：复核-->登记-->印制-->核发，其中，登记环节，对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
2
发文字号的编排
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
3
文件编号的著录
文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
1.文件编号应照实著录。
示例1:中发〔1980〕16号
示例2:GB/T18894—2016
2.对于有多个文件编号的档案,应将所有文件编号逐一记录,之间用“;”隔开。
示例1:府书新字第1444号；府事新字第1444号；府务新字第1444号；府际新字第1444号
示例2:府事字第11235号；府事字第11236号
