《档案著录规则》（DA/T 18-2022）规定，著录是检索和管理档案资源，对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。责任者是对档案内容进行创造或负有责任的组织机构或个人，责任者属于背景著录项目，是必著项之一。
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“责任者”著录的基本要求
1. 责任者只有一个时,照原文著录。文件级著录单元责任者有多个时,应逐一著录；案卷级以上(含案卷级)著录单元责任者有多个时著录主要责任者，立档单位本身是责任者的必著,其余视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。责任者之间以“；”相隔。多个责任者具有同一职责或身份又须著录时,宜将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”中，责任者之间以“，”相隔。同一责任者有多个职责或身份又须著录时，宜将多个职责或身份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。
示例1:科技部;国家档案局
示例2:教育部[等]
示例3:徐昌霖(编剧,导演)；舒适，项堃，上官云珠(主演)；陈歌辛(作曲)
2.所署责任者为别名、笔名时,应照原文著录,但应将其真实名称附后,并加“()”。
示例1:白芳渠(中共中央北方局)
示例2:茅盾(沈雁冰)
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组织机构责任者的著录要求
组织机构责任者组织机构责任者的著录应符合以下规则。
1.组织机构责任者应著录全称或不发生误解的通用简称。不同时期有不同名称时,著录文件形 成时期使用的名称;以往使用过的名称在著录项目“组织机构沿革”中予以说明。
示例1:中国共产党中央委员会 中共中央
示例2:中华人民共和国外交部 外交部
示例3:中华人民共和国科学技术部 科技部
示例4:河北省人民政治协商会议 河北省政协 以上不应简称为“中央”“本部”“科委”“省政协”。
2.历代政权组织机构责任者,著录时其前应冠以朝代或政权名称,并加“()”。
示例1:(清)内阁 示例1:(民国)外交部
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个人责任者的著录要求
个人责任者的著录应符合以下规则。
1.个人责任者一般只著录姓名,必要时在姓名后著录单位、职务、职称或其他职责,并加“()”。
示例:陈毅(外交部长)
2.文件所署个人责任者有多种职务时,只著录与形成文件相应的职务。
示例1:毛泽东(中共中央主席)
示例2:毛泽东(国家主席)
示例3:毛泽东(中央军委主席)
3.清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称,并加“()”。
示例:(清)李鸿章
4.少数民族个人责任者称谓各民族有差异,著录时遵照该民族的署名习惯。
5.外国责任者,姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称,其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”。
示例1:(苏)斯大林(CTAЛИН,И.В.)
示例2:(美)爱因斯坦(Einstein,A.)
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考证责任者的著录要求
无确切责任者的情形,应考证并按以下规则著录,同时应在附注项中注明考证前的原责任者和考证依据。
1.未署责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[ ]”;考证无结果时,以三个“□”代之。
2.文件责任者不完整时,考证前仍照原文著录;考证后,应著录 考证出的完整责任者,并加“[ ]”。示例:[周恩来](说明:原文件责任者为“周”)
3.文件责任者有误,考证前仍照原文著录;考证后,应著录考证出的真实责任者,并加“[ ]”。
示例:[王国英](说明:原文件责任者为“王国央”)
4.考证出的责任者根据不足时,在其后加“?”,一并著录于“[ ]”中。
示例:[张治中?]
